Beschrijving proces MatchMaker huisartsstage

Procedure in het kort

Aios en opleiders vullen in MatchMaker hun gegevens en leermogelijkheden in. Aios worden uitgenodigd om een lijst met opleidingsplekken te ranken. Op basis van de ranking krijgt een aios, afhankelijk van het opleidingsinstituut, 3 tot 6 opleidingsplekken toegewezen waarmee de aios gaat kennismaken. Na deze kennismakingsgesprekken scoren zowel aios als opleiders elkaar in MatchMaker.
Na de sluitingsdatum berekent het gebruikte algoritme de optimale match voor de gehele groep die gekoppeld moet worden en wordt vervolgens door het instituut definitief vastgesteld.

Het algoritme

In MatchMaker wordt het Kuhn-Munkres, ofwel Hongaars algoritme gebruikt. Dit algoritme berekent de optimale gespreksindeling voor de hele groep.
Het groepsbelang gaat bij de koppelingsprocedure dus vóór het individuele belang. Voor de uiteindelijke koppelingen genereert het algoritme de uitkomst met de meest optimale indeling op basis van de wederzijds gegeven scores.
Het opleidingsinstituut kan in beide stappen (ranken en scoren) om moverende redenen afwijken van de uitkomsten van het algoritme.

Verloop van het proces

Stap 1: Beschikbaarheid en profielschets
Aios en opleiders worden uitgenodigd hun profielen in MatchMaker in te vullen of te updaten.

Stap 2: Aios en opleiders worden verdeeld over koppelgroepen  
Het instituut bepaalt de grootte en samenstelling van deze koppelgroepen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar het aantal aios dat gekoppeld moet worden en de afstand tussen de beschikbare opleidingsplekken en de woonplaatsen van de aios. Om zorg te dragen dat er een zo eerlijk mogelijke verdeling van reistijd is over alle aios, kunnen aios in een koppelgroep geplaatst worden met plekken buiten hun woonplaats, ook als er in hun woonplaats opleidingsplekken zijn.

Stap 3: Ranken opleiders door aios 
Het koppelproces wordt gestart.  De aios krijgt in MatchMaker de lijst van opleiders uit hun koppelgroep te zien. Aios ranken deze opleiders op basis van hun voorkeur. Bijvoorbeeld bij 10 opleiders rankt de aios de opleider van 1 tot 10).

Stap 4: Algoritme 
Het algoritme berekent per koppelgroep de meest optimale combinatie van gesprekken, rekening houdend met de voorkeuren van de gehele groep. Dus bij het matchen van aios aan opleiders voor de kennismakingsgesprekken wordt de meest optimale verdeling van gesprekken berekend voor alle aios in de koppelgroep. Het kan voorkomen dat de toewijzing daardoor voor de aios niet logisch aanvoelt. Toch houdt het algoritme rekening met zowel de keuze van de individuele aios, als met die van de hele groep. In deze stap kan het instituut de uitkomst nog aanpassen. Dat doet ze alleen bij zeer moverende redenen. Bijvoorbeeld als er toch uitkomt dat de ene aios op gesprek zou gaan naar zijn top 3 keuze en de andere aios naar nummer 7, 11 en 12 (in het geval dat de koppelgroep uit 12 aios en opleiders zou bestaan). Dit om iedereen toch minstens 1 gesprek in zijn top 5 te gunnen.
Aios en opleider krijgen bericht over de indeling van de gesprekken.

Stap 5: Kennismaking en score
De aios en opleiders maken kennis met elkaar. Na de kennismakingen geven zowel aios als opleiders elkaar een score. Hierbij kunnen aios en opleiders gebruik maken van score 1-3 (als er 3 gesprekken hebben plaatsgevonden, of 1-4 bij 4 gesprekken, etc.). Bij sommige opleidingsinstituten heeft de opleider één veto recht.

Stap 5: Matching
Als de scores zijn ingevoerd, bepaalt het algoritme op basis van de scores de meest optimale indeling voor de gehele groep aios en opleiders. Omdat alle aios geplaatst moeten worden en de voorkeuren vaak overeenkomen, betekent dit dat een aios ook bij zijn/haar laatste keuze kan worden geplaatst. Er wordt nog wel kritisch gekeken door het instituut, en mogelijk wordt er nog een aanpassing gedaan. Daarin wordt dan ook gekeken naar de onderbouwing die aios en opleider bij hun score hebben gegeven.

Stap 6: Bekend maken uitslag
De definitieve koppeling van aios en opleider wordt aan aios en opleider bekend gemaakt door het opleidingsinstituut.